Una buena cotización de software a medida no es solo un precio: detalla los módulos y usuarios incluidos, los entregables por etapa, el plazo, qué pasa con los cambios, el soporte después de la entrega y quién se queda con el código. Si dos propuestas no responden lo mismo, no las puedes comparar. En Developer Perú te ayudamos a definir el alcance antes de cotizar, para que pagues por lo que tu empresa realmente necesita.
¿Por qué dos cotizaciones del mismo sistema salen tan distintas?
Casi siempre porque cada proveedor imaginó un sistema diferente. Si pides «un sistema de ventas» sin más detalle, uno cotiza un formulario con reportes básicos y otro un sistema con roles, aprobaciones, integraciones y app móvil. Los dos montos pueden ser honestos, pero no hablan del mismo producto.
La diferencia también aparece en lo que queda fuera: el hosting, la migración de datos, la capacitación o el soporte. Una propuesta barata que no incluye nada de eso termina costando más cuando el sistema ya está en uso. Si quieres entender qué mueve el monto final, revisa nuestra guía sobre el precio de desarrollo de software a medida.
¿Qué debes preparar antes de pedir una cotización?
Mientras más claro llegues, más precisa y comparable será cada propuesta. No necesitas un documento técnico; basta con responder estas preguntas:
- Qué problema resuelve: el proceso que hoy te hace perder tiempo o dinero, contado con un ejemplo real del día a día.
- Quiénes lo usarán: los puestos o áreas que entrarán al sistema y qué puede ver o hacer cada uno.
- Qué módulos imaginas: por ejemplo pedidos, inventario, aprobaciones, reportes o portal de clientes.
- Con qué debe conectarse: facturación electrónica, pasarela de pago, WhatsApp, tu ERP o tu CRM.
- Qué datos ya tienes: Excel, otro sistema o papel, y si hay que migrarlos.
- Qué es indispensable al inicio: lo que debe funcionar en la primera versión y lo que puede esperar.
- Plazo y presupuesto de referencia: una fecha objetivo y un rango que te permita priorizar.
Si hoy todo vive en hojas de cálculo, te puede servir nuestra guía para migrar de Excel a un sistema, que ayuda a ordenar los datos antes de cotizar.
¿Qué debe incluir una cotización de software a medida?
Usa esta lista como checklist. Si a una propuesta le faltan varios puntos, pide que los complete por escrito antes de decidir.
Alcance por módulos y usuarios
Cada módulo con sus funciones principales, los roles de usuario y las reglas importantes (aprobaciones, permisos, cálculos). Lo que no está escrito en el alcance, normalmente no está incluido.
Entregables y etapas
Qué recibes en cada etapa (prototipo, versión de prueba, puesta en producción), cómo vas a revisarla y cómo se aprueba. Pagar por etapas entregadas reduce tu riesgo.
Plazo realista
Fechas por etapa, no solo una fecha final, y qué necesita el proveedor de tu lado para cumplirlas: información, validaciones y una persona responsable.
Integraciones y datos
Qué sistemas externos se conectan, quién gestiona los accesos y si la migración de datos está incluida. Las integraciones suelen ser donde más se subestima el trabajo; conviene que la propuesta las nombre una por una.
Infraestructura y costos recurrentes
Dónde se aloja el sistema, quién paga el servidor y el dominio, y qué servicios tienen costo mensual. Así evitas sorpresas después de la entrega.
Soporte, garantía y cambios
Cuánto tiempo cubre la garantía de errores, cómo se atienden los incidentes y cómo se cotizan los cambios que pidas a mitad del proyecto.
Propiedad del código y accesos
Quién se queda con el código fuente, la base de datos y las credenciales al terminar. En Perú, los programas de ordenador están protegidos por la Ley sobre el Derecho de Autor (Decreto Legislativo 822), así que conviene que la cotización y el contrato digan por escrito cómo se ceden esos derechos a tu empresa.
¿Cómo comparar cotizaciones sin equivocarte?
Pon las propuestas una al lado de la otra y compara fila por fila, no solo el total:
- ¿Incluyen los mismos módulos, roles e integraciones?
- ¿Separan el desarrollo de los costos mensuales (servidor, licencias, servicios externos)?
- ¿Dicen qué se entrega en cada etapa y cómo se aprueba?
- ¿Explican cómo se cobran los cambios y el soporte después de la garantía?
- ¿Dejan claro que el código y los datos serán de tu empresa?
- ¿Muestran casos reales parecidos a lo que necesitas?
Una señal de alerta es una propuesta con un monto cerrado y casi sin detalle. Otra es un plazo muy corto para un sistema con varias integraciones. Si dudas entre adaptar un software ya hecho o construir uno propio, compara primero los dos caminos con nuestra guía ERP o software a medida.
Un ejemplo de alcance por módulos: el caso IGSS
Para el IGSS, la institución de seguridad social de Guatemala, desarrollamos un sistema web de compras y abastecimiento para sus unidades. El alcance se definió módulo por módulo: plan anual de compras con programación cuatrimestral, pedidos por unidad con su estado, órdenes de compra que avanzan por etapas, actas de adjudicación generadas desde el sistema, proveedores y un reporte de deuda flotante. Ese nivel de detalle es el que permite cotizar con precisión y saber qué se entrega en cada etapa. Puedes ver el detalle en el caso IGSS.
¿Cómo cotizamos en Developer Perú?
Empezamos con un diagnóstico gratis de 30 minutos para entender tu proceso. Con eso armamos una propuesta por módulos y etapas, con lo que incluye y lo que no, los costos recurrentes separados y la entrega del código a tu empresa. Desarrollamos sistemas web a medida y también la integración de APIs con tus herramientas actuales, como facturación electrónica, pasarelas de pago o tu CRM. Si lo que necesitas es renovar tu web, también puedes pedir una evaluación en Rediseño Web Express.
Preguntas frecuentes sobre la cotización de software a medida
¿Qué es una cotización de software a medida?
Es la propuesta en la que un proveedor detalla qué sistema construirá para tu empresa, en qué etapas, en qué plazo, con qué soporte y a qué costo, a partir de tus procesos y no de un producto ya hecho.
¿Qué información necesito para pedir una cotización?
El problema que quieres resolver, quiénes usarán el sistema, los módulos que imaginas, las integraciones necesarias, los datos que ya tienes y lo indispensable para la primera versión.
¿Por qué varía tanto el precio entre proveedores?
Porque cada uno entiende un alcance distinto e incluye o excluye cosas como integraciones, migración de datos, hosting y soporte. Con un alcance escrito y la misma lista de puntos, las cotizaciones se vuelven comparables.
¿El código del sistema debe ser de mi empresa?
Es lo recomendable. Pide que la cotización y el contrato indiquen por escrito que recibirás el código fuente, la base de datos y los accesos al terminar el proyecto.
¿Se puede empezar con una primera versión más pequeña?
Sí. Priorizar los módulos indispensables reduce la inversión inicial y permite validar el sistema con tu equipo antes de sumar nuevas funciones por etapas.
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