Un software para importadoras es el sistema donde tu empresa sigue cada orden de importación desde la compra al proveedor hasta que la mercadería llega a tu almacén: documentos, aduana, transporte, costos y estado en un solo lugar. Así dejas de perseguir el avance por correo y WhatsApp. En Developer Perú lo construimos a medida de cómo importas hoy.
¿Qué es un software para importadoras y qué problema resuelve?
En una importación participan muchas partes: el proveedor del extranjero, el agente de carga, el agente de aduana, el transportista, el almacén y tu equipo de compras y finanzas. Cada uno maneja su parte en su propio archivo, y la información de una misma orden termina repartida en correos, hojas de Excel y chats.
El resultado es conocido: nadie sabe con certeza en qué etapa está la carga, los documentos se buscan a última hora y el costo real del producto importado se calcula tarde o a mano. Un software para importadoras ordena ese flujo alrededor de la orden, para que todos vean el mismo estado y los mismos documentos.
¿Qué pasa en aduana y por qué conviene registrarlo?
Según la SUNAT, la importación para el consumo es el régimen que permite el ingreso de mercancías al país luego del pago o garantía de los derechos arancelarios y demás impuestos, y del cumplimiento de las formalidades aduaneras; la mercancía se considera nacionalizada cuando se concede el levante. Registrar en tu sistema hitos como la numeración de la declaración, el pago y el levante te permite planificar el recojo y el ingreso al almacén sin adivinar.
¿Qué debe controlar un buen software para importadoras?
- Órdenes de compra internacionales: proveedor, productos, cantidades, moneda e incoterm acordado.
- Seguimiento por etapas: producción, embarque, tránsito, llegada, aduana, levante, transporte y almacén, con fecha y responsable en cada paso.
- Documentos por orden: factura comercial, packing list, conocimiento de embarque, certificados y la documentación de aduana, adjuntos a la orden y no en el correo.
- Costeo de importación: flete, seguro, derechos, gastos de agencia y transporte local sumados al producto para conocer su costo real.
- Coordinación con terceros: accesos por rol para agente de aduana, transportista o almacén, cada uno viendo solo lo suyo.
- Alertas: avisos cuando una orden se retrasa, falta un documento o se acerca la llegada.
¿ERP para importadoras o sistema a medida?
Si tu operación es estándar, un ERP con módulo de importaciones puede bastar. Cuando coordinas con varios agentes externos, manejas reglas propias de costeo o necesitas que tu transportista registre la entrega desde el celular, un sistema a medida se adapta a tu proceso en lugar de obligarte a cambiarlo. Si dudas entre ambos caminos, revisa nuestra guía sobre ERP o software a medida.
Caso real: de la aduana al destino con una sola orden
Para Smart Fast Supply Global, una operación de logística aduanera en México, construimos una plataforma web donde cliente, broker, transportista y custodia trabajan sobre la misma orden, y una app para los operadores en ruta.
- El cliente crea la solicitud de servicio con broker, aduana, indicaciones y documentos.
- El broker genera la orden y asigna transporte y custodia.
- Todas las partes ven el mismo estado de la orden, con un chat por cada parte dentro de la orden.
- El operador cierra la ruta con GPS, fotos de entrega y firma digital desde la app.
Ese mismo enfoque, una orden compartida con evidencia en cada paso, es el que aplicamos para importadoras que necesitan saber dónde está su carga sin llamar a nadie. Si tu reto está más en el traslado y la flota, también te puede servir nuestro artículo sobre software de logística de transporte.
¿Cómo se conecta con tu ERP, tu almacén y tus proveedores?
El software de importaciones no tiene que reemplazar todo lo que ya usas. Con nuestro servicio de integración de APIs lo conectamos con tu ERP o sistema contable para que la mercadería que llega entre al inventario con su costo, y con tu sistema de compras para que la orden nazca del requerimiento aprobado. Si aún no tienes ese circuito, mira cómo funciona un software de compras para empresas.
Para el equipo que se mueve entre puerto, aduana y almacén, sumamos una app con nuestro servicio de apps móviles empresariales, y el núcleo del sistema lo desarrollamos con sistemas web a medida.
Señales de que tu importadora ya necesita un sistema
- Para saber en qué va una carga tienes que escribir a tres personas distintas.
- Los documentos de una importación están repartidos entre correos y carpetas personales.
- Calculas el costo real del producto importado semanas después, o no lo calculas.
- Tu almacén se entera de la llegada de la mercadería el mismo día que llega.
- Cuando alguien del equipo sale de vacaciones, se pierde el hilo de sus órdenes.
Cómo lo implementamos
- Diagnóstico: mapeamos tu flujo de importación, las partes que intervienen y dónde se pierde información.
- Diseño por etapas: empezamos por la orden y su seguimiento, y luego sumamos documentos, costeo e integraciones.
- Desarrollo con avances semanales: ves el sistema funcionando y lo ajustamos con tu equipo.
- Puesta en marcha y capacitación: cargamos tus órdenes activas y acompañamos a tu equipo y a tus agentes externos.
¿Quieres ver cómo quedaría con tus propias importaciones? Agenda un diagnóstico gratis de 30 minutos y te mostramos un sistema como este funcionando en vivo.
Preguntas frecuentes sobre software para importadoras
¿Qué diferencia hay entre un software para importadoras y un ERP?
Un ERP cubre la gestión general de la empresa: contabilidad, ventas, inventario. Un software para importadoras se enfoca en el seguimiento de cada orden de importación, sus documentos, su paso por aduana y su costo. Puede funcionar solo o integrado con tu ERP.
¿Mis agentes de aduana y transportistas pueden usar el sistema?
Sí. Se crean accesos por rol para que cada tercero vea y actualice solo las órdenes y datos que le corresponden, como en el caso de Smart Fast Supply Global, donde cliente, broker, transportista y custodia trabajan sobre la misma orden.
¿El sistema calcula el costo de importación?
Puede hacerlo. Definimos contigo qué gastos se suman al producto (flete, seguro, derechos, agencia, transporte local) y cómo se reparten entre los ítems, para que el costo llegue al inventario.
¿Se puede empezar con algo pequeño?
Sí. Lo habitual es empezar por las órdenes y su seguimiento por etapas, y sumar documentos, costeo, app móvil e integraciones en etapas siguientes.
